ระบบ WMS คือ อะไร? มีประโยชน์อย่างไรต่อธุรกิจคลังสินค้า

wms คือ อะไร มีประโยชน์อย่างไรต่อธุรกิจคลังสินค้า Kacha มีคำตอบ
พร้อมพาคุณไปดูว่า มีองค์ประกอบอะไรบ้าง ช่วยพัฒนาระบบบริหารคลังสินค้าให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นได้อย่างไร
ใครเป็นเจ้าของคลังสินค้า ธุรกิจขนส่งต่าง ๆ ผู้ประกอบการธุรกิจ Fulfilment ไม่ควรพลาด

WMS คือ

wms คือ ระบบบริหารคลังสินค้า ที่จะช่วยให้การรับสินค้า จัดเก็บสินค้า จัดส่งสินค้า ทำได้ง่ายมากขึ้น โดยการใช้ซอฟต์แวร์ การจดบันทึกข้อมูลผ่านเอกสารต่าง ๆ เป็นเครื่องมือในการค้นหา และ ทำการตรวจสอบสินค้า ช่วยลดความผิดพลาด จากการใช้แรงงานคนแบบเดิม ๆ เหมาะสำหรับ เจ้าของคลังสินค้า ธุรกิจขนส่งต่าง ๆ รวมถึงผู้ประกอบการธุรกิจ Fulfilment ที่ต้องการบริหารสินค้าในคลังสินค้าให้มีประสิทธิภาพ

WMS มีกี่ระบบ

1. ระบบจัดการคลังสินค้าแบบสำเร็จรูป

เป็นระบบคลังสินค้า ที่ถูกออกแบบตัวระบบไว้อยู่แล้ว ทำให้สามารถนำมาใช้งานได้เลย แต่จะเปลี่ยนข้อมูล หรือ ระบบการทำงานได้น้อย จึงค่อนข้างมีข้อจำกัดในการใช้งาน หากใช้ Version Standard จะไม่สามารถเชื่อมต่อกับฐานข้อมูลได้ จะต้องใช้ Version Advance ที่สามารถรองรับการเชื่อมต่อกับฐานข้อมูลได้เท่านั้น

2. ระบบจัดการคลังสินค้าแบบเขียนตามความต้องการ

ระบบจัดการคลังสินค้า ที่เขียนขึ้นมาจากการเข้าไปศึกษาการทำงานตามขั้นตอนต่าง ๆ ในคลังสินค้า แล้วนำมาเขียนเป็นรูปแบบของ Work Flow ทำให้ตอบโจทย์การใช้งานได้อย่างตรงจุด ผู้ใช้สามารถประยุกต์ใช้งานได้ง่าย เรียนรู้ระบบได้อย่างรวดเร็ว รองรับการเชื่อมต่อกับฐานข้อมูลได้ ตัวอย่างของระบบนี้ เช่น AIO WMS

ระบบ wms เหมาะกับใครบ้าง

ผู้ประกอบการที่ต้องการบริหารจัดการจำนวนสินค้าหน้าร้าน แบบซื้อมาขายไปที่เน้นจำนวนคงเหลือภายในร้าน ทั้งแบบร้านเดียวและร้านที่มีสาขา (Chain Store) ผ่านระบบอินเตอร์เน็ต เช่น ร้านค้าปลีก ร้านค้าส่ง ร้านขายสินค้าในห้างสรรพสินค้า ร้านเครื่องใช้ไฟฟ้า ร้านขายของเบ็ดเตล็ด ร้านขนม ร้านขายเสื้อผ้า ร้านขายกระเป๋า ร้านขายรองเท้า ร้านขายสินค้าอุปโภคบริโภค
ผู้ประกอบการที่ต้องการบริหารจัดการคลังสินค้าทั่วไปขนาดกลาง ที่มีคลังสินค้าหลายแห่งและมีจำนวนผู้ใช้งานระบบพร้อมกันไม่เกิน 6 คน
ผู้ประกอบการที่ต้องการบริหารจัดการคลังสินค้าทั่วไปขนาดใหญ่ ที่มีคลังสินค้าหลายแห่งและมีจำนวนผู้ใช้งานระบบพร้อมกันไม่เกิน 15 คน และมีการใช้งานผ่านอุปกรณ์ต่างๆ เช่น โทรศัพท์มือถือ Tablet และ อุปกรณ์ Handheld
ผู้ประกอบการที่ต้องการบริหารจัดการคลังสินค้าเฉพาะ ที่ต้องมีการเชื่อมต่อระบบไปยังระบบต่าง ๆ ทั้งภายใน และ ภายนอกองค์กร
ผู้ประกอบการที่ต้องการออกแบบระบบเครือข่าย ที่มีการเชื่อมโยงข้อมูลบนหลายอุปกรณ์ เพื่อเชื่อมโยงข้อมูลต่าง ๆ บนระบบเดียวกัน

องค์ประกอบของระบบ wms

1. ระบบสินค้าเข้า (Stock Entry)

วางระบบการรับสินค้า จากฐานการผลิตสู่คลังสินค้า หรือ จากคลังต้นทางสู่คลังปลายทาง ทำให้รู้ว่า มีของเข้ามาจำนวนเท่าไหร่ จัดเก็บอยู่ตรงไหนของคลังสินค้า มีรหัสสิ่งของ (Serial Number) เป็นเลขอะไร ซึ่งจะช่วยให้การค้นหาสินค้าเป็นเรื่องง่าย

2. ระบบจัดการและเอกสารต่างๆ (Documenting)

สร้างเอกสารต่าง ๆ สำหรับเป็นหลักฐานในการรับส่งสินค้า สั่งซื้อสินค้า ตลอดจนการเบิกสิ่งของ อุปกรณ์เครื่องมือเครื่องใช้ในคลังสินค้าต่าง ๆ ตัวอย่างเอกสารเช่น ใบส่งของ ใบเสร็จการสั่งซื้อ ใบเบิกพัสดุ ใบเบิกสินค้า เป็นต้น

3. ระบบบริหารสินค้า (Inventory Management)

พัฒนาระบบบริหารสินค้า โดยดูว่ามีอะไรที่ถูกจัดส่งออกไป หรือ นำเข้ามาบ้าง ทำให้รู้ว่าคลังมีสินค้าคงเหลืออะไร เท่าไหร่ ควรสั่งสินค้าอะไรเข้ามาเพิ่ม หรือ ไม่ควรสั่งมาให้ซ้ำกับของเดิมที่มีอยู่

4. ระบบจัดการการขนส่ง (Transportation Management System)

ทำการวางระบบขนส่ง ที่จะช่วยให้สินค้า ถูกจัดส่งไปถึงมือลูกค้าได้อย่างราบรื่น ตั้งแต่การจัดสรรตารางการวิ่งรถ เส้นทางการเดินรถที่มีประสิทธิภาพ สร้างระบบติดตามสถานะการจัดส่ง ที่จะช่วยให้ลูกค้าสามารถเช็กสถานการณ์ขนส่งได้ตลอดเวลา ฯลฯ

5. ระบบโอนย้ายสินค้า (Inventory Transfers)

สร้างระบบโอนย้ายสินค้า ที่จะทำให้ทราบสถานะการโอนย้ายสินค้า ตั้งแต่ต้นน้ำถึงปลายน้ำ โดยมี 4 กระบวนการด้วยกัน คือ สร้างรายการโอนย้ายสินค้า ดำเนินการโอนย้ายสินค้า จัดส่งใบแจ้งสินค้าออก รับสินค้าที่คลังสินค้าปลายทาง

6. ระบบนับสต็อคสินค้า (Unit of Measurement)

ตั้งหน่วยนับสินค้า (Unit of measurement) ให้มีมาตรฐาน ทำให้ทุกคนเข้าใจในทิศทางเดียวกัน เช่น แก้วนับเป็น “ใบ” โต๊ะ นับเป็น “ตัว” นอกจากนี้ ควรตั้งหน่วยนับสินค้าแบบที่ช่วยให้นับจำนวนได้เร็วขึ้น สำหรับรองรับการเข้าออกของสินค้าจำนวนมาก เช่น ขวดน้ำ 1 ขวด นับเป็น “ขวด” แต่ถ้าหาก ขวดน้ำมี 12 ขวด ให้นับเป็น ขวดน้ำ 1 โหล เป็นต้น

7. ระบบสรุปภาพรวมในการจัดการคลังสินค้า (Report)

ทำรายงานสรุป เพื่อให้เห็นภาพรวมว่า มีสินค้าอะไรคงเหลืออยู่ในคลังสินค้าบ้าง แต่ละอันมีจำนวนเท่าไหร่ ถูกจัดส่งหรือโอนย้ายวันไหนบ้าง เพื่อให้เห็นกิจกรรมและความเคลื่อนไหวทั้งหมด จะได้สามารถบริหารคลังสินค้าให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยสามารถทำได้ 3 รูปแบบด้วยกัน คือ Stock Ledger : รายการบันทึกธุรกรรมทั้งหมด Stock Balance : รายงานที่แสดงข้อมูลว่ามีสินค้าคงเหลือ Stock Summary : รายงานสรุปสถานะของสินค้าว่ามีสินค้า/สิ่งของอะไรเข้า-ออกคลัง

WMS มีประโยชน์อย่างไรต่อธุรกิจคลังสินค้า

1. ช่วยให้รู้ว่ามีสินค้าอะไรบ้าง

เมื่อเรารับสินค้า แล้วข้อมูลสินค้าต่าง ๆ ถูกบันทึกเข้าระบบ wms จะช่วยให้เรารู้ว่ามีสินค้าอะไรในคลังสินค้าบ้าง ทำให้สามารถตรวจสอบสถานะ ว่าสินค้าไหนที่ไม่มีหรือยังมีอยู่ ซึ่งจะช่วยให้ดำเนินการต่าง ๆ ในขั้นตอนต่อไปได้ง่าย ไม่ว่าจะเป็น การเบิกสินค้าสำหรับจัดส่ง หรือ สั่งสินค้าที่ไม่มี มาสต็อกในคลังสินค้าเพิ่ม

2. ตรวจสอบได้ว่าสินค้าถูกจัดเก็บไว้ตรงไหน

หลังจากรับสินค้าเข้าคลัง ระบบ WMS จะทำการคำนวณเพื่อค้นหาตำแหน่งจัดเก็บที่เหมาะสม แล้วนำไปจัดเก็บตามตำแหน่ง ที่ได้ทำการจัดเตรียมไว้ ทำให้สามารถตรวจสอบได้ว่า สินค้าแต่ละชิ้นถูกจัดเก็บไว้ตรงไหน ลดปัญหาสินค้าสูญหาย หรือ หาสินค้าไม่พบ

3. ค้นหาสินค้าได้รวดเร็วขึ้น

การค้นหาสินค้าแบบเดิม ๆ จะต้องใช้แรงงานคนวิ่งดู ว่าสินค้าที่ต้องการนั้น ถูกวางไว้ตรงไหนของคลังสินค้า แต่ถ้าหากค้นหาผ่านระบบ wms แล้วละก็ จะช่วยให้ค้นหาได้ง่ายกว่าเดิมมาก เพียงแค่เสิร์ชผ่านอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ที่ติดตั้งระบบ wms ก็จะรู้ได้ทันทีว่ามีของไหม อยู่ตรงไหน ทำให้ค้นหาสินค้าได้รวดเร็วขึ้น

4. เช็กจำนวนสินค้าได้แบบ Real Time

ไม่ว่าเราจะเบิกสินค้าตอนไหน เมื่อไหร่ ระบบ wms ก็จะทำการอัปเดตข้อมูลอยู่เสมอ ทำให้เราสามารถเช็กจำนวนสินค้าได้แบบ Real Time รู้ว่าสินค้าชิ้นไหนยังมีของอยู่ หรือ ไม่มีของ ซึ่งจะทำให้รู้ว่าสามารถขาย จัดส่งให้กับลูกค้า ตามที่กำหนดได้หรือไม่ และ ควรสั่งมาเพิ่มตอนไหน

5. ลดปัญหาสินค้าค้างสต็อก

จากการที่ระบบ wms ช่วยให้เราสามารถเช็กจำนวนสินค้าในคลัง ได้แบบ Real Time ทำให้เรารู้จำนวนสินค้าแต่ละประเภทได้อย่างแน่ชัด จึงสามารถสั่งเฉพาะสินค้าที่หมด หรือ ไม่มีของ เข้ามาเพิ่มได้ โดยไม่สั่งสินค้าที่ยังมีอยู่ เข้ามาซ้ำอีก ช่วยลดปัญหาสินค้าค้าค้างสต็อกโดยไม่จำเป็น

เพราะคลังสินค้า โกดังสินค้ามีขนาดใหญ่ จำนวนสินค้าที่หมุนเวียนเข้าออกก็มีจำนวนไม่น้อย หากไม่มีระบบบริหารจัดการสินค้าเป็นตัวช่วย ก็อาจทำให้คุณไม่สามารถรับสินค้า จัดเก็บ จัดส่งสินค้าได้มีประสิทธิภาพเท่าที่ควร ดังนั้น หากใครเป็นเจ้าของคลังสินค้า ธุรกิจขนส่งต่าง ๆ หรือ ผู้ประกอบการธุรกิจ Fulfilment แล้วละก็ อย่าลืมลองนำระบบ wms มาใช้ในการบริหารคลังสินค้า เชื่อว่าจะช่วยให้คุณสามารถค้นหาสินค้า เช็กจำนวนสินค้า ตรวจสอบสถานะสินค้าได้ดีกว่าเดิม แน่นอน

บทความที่น่าสนใจ